Cách giao tiếp với khách hàng về các vấn đề của chuỗi cung ứng

Câu chuyện này đã ban đầu được xuất bản trên CO— bởi Phòng Thương mại Hoa Kỳ và được viết bởi Emily Heaslip.

Không có gì bí mật khi chuỗi cung ứng hiện đang hỗn loạn. Tuy nhiên, bất chấp nhận thức của khách hàng về những vấn đề này, nhiều người vẫn chưa rõ những sự chậm trễ toàn cầu này sẽ ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày của họ như thế nào. Các chủ doanh nghiệp sẽ cần phải siêng năng hơn trong giao tiếp – đặc biệt là khi mùa lễ hội mua sắm bắt đầu – để quản lý kỳ vọng của khách hàng. Dưới đây là một số bước chính cần thực hiện ngay bây giờ.

Cố gắng giảm thiểu sự chậm trễ ngay từ đầu

Lý tưởng nhất, lựa chọn tốt nhất là ngăn chặn các vấn đề của chuỗi cung ứng trước khi chúng xảy ra. Một cách để làm điều này là đặt hàng thậm chí sớm hơn bình thường để củng cố hàng tồn kho của bạn. Henry Tushar của Socksmith Design, Inc. .

Có liên quan: 5 Lời khuyên Tốt nhất của Chủ Doanh nghiệp Nhỏ để Quản lý Các Thách thức của Chuỗi Cung ứng

Xem xét việc đa dạng hóa các nhà cung cấp, nhà phân phối và các đối tác khác của bạn để giảm thiểu rủi ro chậm trễ. Nó có thể tốn nhiều tiền hơn, nhưng nếu một luồng bị kẹt, bạn vẫn có thể bao phủ các căn cứ của mình.

Ngay cả khi có sự chuẩn bị trước, vẫn có thể có sự chậm trễ hoặc thiếu hụt. Nếu bạn có cửa hàng trực tuyến, việc cập nhật hàng tồn kho của bạn sẽ đảm bảo khách hàng nhìn thấy các thông báo như “chỉ còn một ít trong kho” hoặc “đặt hàng lại cho đến tháng 1” trong thời gian thực. Sự minh bạch này sẽ giúp bạn tránh làm khách hàng thất vọng.

Giao tiếp quá mức với khách hàng của bạn

Đừng ngại minh bạch với khách hàng về các vấn đề của chuỗi cung ứng. Như Salesforce khuyến nghị, “Tính minh bạch sẽ giúp bạn xây dựng các mối quan hệ một cách lâu dài. Khách hàng thà biết về các vấn đề nguồn cung tiềm năng ngay bây giờ hơn là bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ sau khi họ đã đặt hàng. “

Để đạt được điều đó, hãy giao tiếp quá mức trong cả ba lĩnh vực này khi nói chuyện với khách hàng về các vấn đề của chuỗi cung ứng:

• Nhắn tin tại cửa hàng: Đảm bảo rằng mọi người trong nhân viên của bạn có thể thông báo rõ ràng về thời điểm các mặt hàng sẽ có lại trong kho và những gì khác để cung cấp như một sự thay thế. Trao quyền cho nhóm của bạn trợ giúp ngay tại chỗ, thay vì phải xin phép người quản lý.
• Trên trang web của bạn: Đặt một biểu ngữ hoặc thông điệp trên trang chủ. Ví dụ: “Đặt hàng trước ngày 15 tháng 11 để đến trước Giáng sinh.” Đảm bảo thời gian vận chuyển và ngày giao hàng rõ ràng trong quá trình đặt hàng của bạn.
• Trên các kênh truyền thông xã hội của bạn: Phương tiện truyền thông xã hội là nơi để phát triển người hâm mộ, không chỉ thu hút khách hàng. Hãy coi đây là cơ hội để giải quyết những lo lắng của khách hàng, bao gồm cả việc giao hàng trễ

Cần một chút cảm hứng? Sara Swan, chủ một cửa hàng bán lẻ đồ nội thất đặc biệt, đã sử dụng Instagram để giới thiệu rằng công ty của cô có thể giao hàng nhanh và miễn phí cho khách hàng địa phương. “Chúng tôi đã đẩy mạnh thông điệp của mình và chia sẻ từng bước trong cuộc hành trình của mình trên Instagram và lượng người theo dõi của chúng tôi đã tăng từ 2 nghìn lên 50 nghìn trong vòng một năm.”

Sẵn sàng với các hành động hướng tới khách hàng của bạn

Ngay cả khi lập kế hoạch và giao tiếp quá mức, bạn vẫn có thể gặp phải một số khách hàng khó chịu.

Trao quyền cho nhóm của bạn giải quyết những khách hàng không hài lòng và cố gắng làm cho nó đúng. Điều này có nghĩa là miễn phí vận chuyển hoặc thêm một mặt hàng miễn phí vào đơn đặt hàng như một lời cảm ơn tới khách hàng vì đã chờ đợi. Nếu ai đó tức giận, hãy yêu cầu nhóm của bạn trình bày vấn đề với chính bạn hoặc người quản lý, người sẽ được đào tạo để giảm thiểu vấn đề. Hãy nhớ rằng, trong thời gian cao điểm mua sắm, nhân viên của bạn có thể phải đối mặt với rất nhiều căng thẳng, vì vậy hãy cố gắng hết sức để giúp nâng cao tinh thần trong thời gian đặc biệt bận rộn này.

Có liên quan: Bạn có kế hoạch dự phòng chuỗi cung ứng không? Làm thế nào để lập kế hoạch trước

Đừng bỏ qua giá trị của sự tin tưởng

Cuối cùng, những vấn đề chuỗi cung ứng này có thể tồn tại trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, tác động của cách bạn xử lý những sự chậm trễ này có thể gây ra hậu quả lâu dài.

Trong một báo cáo gần đây, công ty truyền thông toàn cầu Edelman đã phát hiện ra rằng niềm tin vượt trội hơn tình yêu: Khách hàng đánh giá “Tôi tin tưởng nó” (88%) trên “Tôi yêu nó” (81%) khi quyết định chọn thương hiệu nào hơn thương hiệu khác. Niềm tin được xây dựng dựa trên sự minh bạch: Việc thẳng thắn về các vấn đề chuỗi cung ứng mà bạn đang gặp phải sẽ giúp thu hút sự tin tưởng thương hiệu từ khách hàng và khuyến khích họ thường xuyên đến cửa hàng của bạn trong tương lai.

Các chuyên gia dự đoán rằng các vấn đề của chuỗi cung ứng có thể được cải thiện vào quý 2 năm 2022, nhưng không nhất thiết đối với tất cả các ngành. Bằng cách giao tiếp quá mức với khách hàng và lên kế hoạch ngay từ bây giờ, bạn sẽ có thể khiến họ hài lòng.

CO— nhằm mang lại cho bạn nguồn cảm hứng từ các chuyên gia hàng đầu được kính trọng. Tuy nhiên, trước khi đưa ra bất kỳ quyết định kinh doanh nào, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của một chuyên gia có thể tư vấn cho bạn dựa trên tình hình cá nhân của bạn.

Theo dõi chúng tôi trên Instagram để biết thêm các mẹo của chuyên gia và câu chuyện của chủ doanh nghiệp.

CO — cam kết giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp nhỏ của mình. Tìm hiểu thêm về lợi ích của tư cách thành viên doanh nghiệp nhỏ trong Phòng Thương mại Hoa Kỳ, tại đây.