Ý kiến được bày tỏ bởi Doanh nhân những người đóng góp là của riêng họ.
Tài chính của bạn là mạch máu kinh doanh của bạn. Chúng không phải là thứ mà bạn nên để dành cho cơ hội. Hiểu biết đầy đủ cho phép bạn đưa ra quyết định thông minh hơn bằng cách đánh giá tốt hơn các rủi ro và khả năng của mình.
Thật ngạc nhiên, ngay cả trong thế giới công nghệ ngày nay, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạo các báo cáo tài chính của họ theo cách thủ công. Mặc dù làm việc với dữ liệu trong Google Trang tính hoặc Excel có vẻ như là một bước tiến so với ghi chép trên giấy, nhưng nó vẫn không phải là lựa chọn tốt nhất của bạn.
Table of Contents
Sự cố # 1: Tạo báo cáo thủ công dễ xảy ra lỗi một cách đáng ngạc nhiên
Mặc dù các công cụ như Google Trang tính và Excel có thể tự động hóa một số khía cạnh của việc theo dõi thông tin tài chính, nhưng quá trình này rất dễ xảy ra sai sót. Có một lý do tại sao Microsoft có một trang hỗ trợ đầy đủ dành riêng cho việc phát hiện lỗi trong công thức Excel.
Các vấn đề như lỗi chuyển vị, ngắt công thức hoặc sự cố với liên kết dữ liệu nguồn có thể dẫn đến giá trị lỗi hoặc phép tính cuối cùng hoàn toàn không có cơ sở.
Mặc dù thông báo lỗi tương đối dễ nhận thấy, nhưng một công thức được phát triển theo cách thủ công bị lỗi có thể trả về các số trông hợp pháp – mặc dù chúng không phải vậy. Kết quả là, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể có được một bức tranh cực kỳ thiếu chính xác về tình hình tài chính của công ty họ.
Vấn đề # 2: Báo cáo thủ công làm giảm khả năng phân tích dữ liệu
Do xác suất sai sót trong quy trình báo cáo thủ công tăng lên, những người liên quan đến báo cáo thường được yêu cầu dành nhiều thời gian để xác thực dữ liệu và đảm bảo rằng dữ liệu đó là chính xác.
Như một bài đăng trên blog từ công ty phân tích và lập kế hoạch tài chính DataRails giải thích, “Có rất nhiều điểm phải xem xét khi tạo các báo cáo thủ công. Đầu tiên, điều quan trọng là phải xem xét và xác thực dữ liệu đi vào báo cáo. Sau đó, sau khi các báo cáo được tạo, cần phải xem xét lại lần thứ hai về phương pháp trình bày. Điều này có nghĩa là các báo cáo thủ công đặt giá trị cao hơn vào việc xem xét thông tin hơn là phân tích thông tin ”.
Bằng cách tước đi cơ hội phân tích thông tin tài chính, các doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những hiểu biết quan trọng có thể ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng. Dữ liệu có thể đúng, nhưng nếu không có những phân tích sâu hơn, nó sẽ không hữu ích bằng.
Có liên quan: 6 điều bạn chưa biết về báo cáo tài chính của mình
Vấn đề # 3: Báo cáo thủ công chiếm quá nhiều thời gian và tài nguyên
Báo cáo tài chính thủ công đặt ra yêu cầu cao về thời gian và nguồn lực của nhóm của bạn. Các nhân viên phải tìm nguồn và nhập dữ liệu tài chính từ nhiều nền tảng khác nhau, sau đó xác thực thông tin đó để đảm bảo rằng thông tin đó thực sự chính xác.
Thông thường, các thành viên trong nhóm phải sử dụng nhiều chương trình phần mềm để thu thập, thao tác và trình bày dữ liệu, tạo ra một số điểm tiếp xúc nơi có thể xảy ra lỗi. Do đó, việc xác thực phải xảy ra ở mỗi giai đoạn – từ chuyển dữ liệu sang bảng tính Excel đến khi nó được tải lên như một phần của bản trình bày.
Không cần phải nói, điều này có thể chiếm một lượng thời gian đáng kể có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ cấp cao hơn, chẳng hạn như phân tích dữ liệu tài chính thực sự có ý nghĩa như thế nào đối với sức khỏe tổng thể của công ty bạn. Trên thực tế, theo nghiên cứu từ SmartSheet, “Gần 70% người lao động nói rằng cơ hội lớn nhất của tự động hóa nằm trong việc giảm thời gian lãng phí cho công việc lặp đi lặp lại”, với 55% đặc biệt cho rằng việc thu thập dữ liệu là một yếu tố hủy diệt năng suất.
Bạn có thể làm gì thay thế?
Sử dụng hệ thống tự động có thể biến đổi hoàn toàn các cơ chế báo cáo tài chính của bạn. Điều này không chỉ cho phép bạn loại bỏ các vấn đề phổ biến liên quan đến báo cáo tài chính thủ công mà còn có thể tạo ra các cơ hội mới giúp nhóm của bạn có được những hiểu biết sâu sắc hơn, có thể hành động hơn.
Sau đây là những cách chính mà bạn có thể hưởng lợi từ các báo cáo tài chính tự động:
- Tự động tạo báo cáo vào các khoảng thời gian được lập lịch thường xuyên. Hệ thống báo cáo tài chính nâng cao có thể được thiết lập để tự động tạo báo cáo dựa trên dữ liệu của công ty bạn mà không cần nhập liệu thủ công bổ sung. Các công cụ tự động hóa không chỉ tạo nguồn và xác thực dữ liệu trong nội bộ mà còn có thể trình bày nó trong các báo cáo trực quan hấp dẫn để người ra quyết định dễ dàng sử dụng. Khả năng nhanh chóng tạo ra các báo cáo tài chính hàng quý, hàng tháng hoặc thậm chí đột xuất giúp lãnh đạo dễ dàng phân tích điểm mạnh và điểm yếu tài chính của công ty. Thay vì tập trung vào việc liệu dữ liệu có chính xác hay không, thay vào đó, họ có thể tập trung vào những con số có ý nghĩa như thế nào đối với sức khỏe tài chính của tổ chức họ.
- Trang tổng quan tương tác trực tiếp. Bởi vì các công cụ tự động hóa dữ liệu tài chính cung cấp thông tin của họ trong thời gian thực, những người ra quyết định có thể thực hiện các truy vấn của riêng họ thông qua một bảng điều khiển trực tiếp, tương tác. Điều này cho phép người dùng nhanh chóng nhận được thông tin mà có thể không nhất thiết phải có trong một báo cáo tiêu chuẩn. Các cá nhân từ các bộ phận phi tài chính thường có thể tự thực hiện các truy vấn này, giảm bớt căng thẳng cho bộ phận tài chính và giúp các cá nhân trong các bộ phận khác của công ty hiểu được tác động tài chính của các lĩnh vực khác nhau liên quan đến trách nhiệm của họ.
- Tích hợp dự báo với dữ liệu thời gian thực. Dự báo dòng tiền có thể rất quan trọng để giúp một doanh nghiệp duy trì tình trạng tài chính tốt. Các công cụ tự động đảm bảo rằng dự báo dòng tiền sẽ tính đến ngân sách và dữ liệu theo thời gian thực mới nhất. Điều này giúp dự báo dễ dàng hơn và chính xác hơn để chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định khôn ngoan hơn dựa trên phân tích hợp lý.
Có liên quan: Tự động hóa đang trở thành mệnh lệnh kinh doanh: Đừng đợi đến khi quá muộn
Một cách tốt hơn để quản lý báo cáo tài chính
Cũng như nhiều khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh, công nghệ đã cho phép báo cáo tài chính trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Bằng cách tận dụng các công cụ và trang tổng quan tự động kết hợp dữ liệu thời gian thực, những người ra quyết định có thể truy cập vào thông tin chính xác, sâu sắc để hướng dẫn cách họ quản lý tài chính của mình.
